Gäste einladen und Bestätigungen senden

Dieses Beispiel zeigt Ihnen, wie Sie Teilnehmer zu einer Veranstaltung organisieren, per E-Mail einladen, einen Link zu einer Onlineanmeldung bereitstellen, automatisch eine Bestätigungs-E-Mail senden und den Anmeldestatus einsehen.

Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen

Öffnen Sie ein Event, und wählen Sie in der Navigation den Punkt Gäste. Dort können Sie neue Personen anlegen (Neu), bereits vorhandene Personen dieser Veranstaltung zuordnen (Vorhandene Person zuordnen) oder mehrere Personen über den Namen anlegen (Gäste-Schnellerfassung).

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E-Mail-Vorlage für Einladung erstellen

Um die Gäste für eine Veranstaltung einzuladen, können E-Mails verschickt werden. Dies lässt sich durch eine E-Mail-Vorlage optimieren, sodass eine Einladung nur einmal entworfen werden muss, und dann immer wieder verwendet werden kann.

Die E-Mail-Vorlage finden sich auf dem zweiten Tab unter dem Navigationspunkt E-Mail Vorlagen. Nachfolgend eine Beispielvorlage für eine Eventeinladung:

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In der E-Mail können die in der Liste am rechten Rand zur Verfügung stehenden Platzhalter hinzugefügt werden, um die E-Mails später personalisieren zu können.

Der E-Mail wurde zudem eine Einladungskarte, die als Bericht angelegt wurde, hinzugefügt. Dies wird der E-Mail später personalisiert angehängt.

Gäste per E-Mail einladen

Die zuvor dem Event zugeordneten Gäste können nun über die Gästeliste zur Veranstaltung eingeladen werden. Dafür sind die gewünschten Gäste in der Listenansicht zunächst zu markieren. Über den Button E-Mail versenden kann der E-Mail-Dialog geöffnet werden. Die markierten Gäste sind bereits auf dem Reiter Empfänger eingefügt.

Über den Button Vorlage wählen kann die soeben erstellte Vorlage ausgewählt werden. Dadurch werden Betreff, Inhalt und ggf. Anhänge und Berichte hinzugefügt. Die Platzhalter werden beim E-Mail-Versand durch die entsprechenden Daten aus der Veranstaltung und der Person ersetzt. Ebenso werden die angehängten Berichte für die jeweilige Person personalisiert erzeugt und angehängt. Über den Button Senden werden die Anhänge generiert und auf den Server übertragen, bevor danach die E-Mails für jeden einzelnen Empfänger personalisiert erstellt und auf den Server übertragen werden.

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Gästerückmeldung abfragen

Die an den Gast gesendete E-Mail sieht nun für das Beispiel folgendermaßen aus:

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Die personalisierte Einladung sieht folgendermaßen aus:

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In der E-Mail ist ein Link enthalten (über die Variable Gast: Feedback-URL aus der E-Mail-Vorlage), über den der Gast seine Zu- oder Absage über eine Webseite abgeben kann. Es öffnet sich folgende Seite:

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Dort kann der Gast seine Zu- oder Absage rückmelden. Die getätigte Eingabe kann in der Gästeliste in der Spalte Rückmeldung eingesehen werden. Zusätzlich dazu gibt es auf der Gäste-Detailseite ein Logbuch, in dem dies inklusive Rückmeldezeitpunkt protokolliert wurde.

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Automatische Bestätigung versenden

Die Zu- oder Absage kann automatisch per E-Mail bestätigt werden. Dies erfolgt ebenfalls über eine E-Mail-Vorlage. Hier eine beispielhafte E-Mail-Vorlage dafür:

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Diese E-Mail-Vorlage muss dann noch unter den Event-Einstellungen hinterlegt werden. Dort ist zudem der Haken bei Automatische E-Mail-Bestätigung für Gästerückmeldung zu setzen.

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Dann bekommt der Gast nach seiner Rückmeldung automatisch eine entsprechende E-Mail. Diese E-Mail kann selbstverständlich auch manuell versendet werden, wie dies für die Einladung gezeigt wurde.

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Die automatische Rückmelde-E-Mail ist zudem ebenfalls auf der Detail-Seite eines Gastes unter E-Mails zu sehen.