E-Mails

E-Mails verfassen

Die Funktion zum Versenden von E-Mails steht auf den Personenlisten (Kontakte und Gäste) und der Gesamt-Kontaktliste am Event mit einem eigenen Button zur Verfügung.

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Einzel- und Massenmodus

Bei der Erzeugung von E-Mails gibt es zwei unterschiedliche Modi: Einzel- und Massenmodus. Wird nur eine Person markiert, so wird die E-Mail im Einzelmodus erstellt. Als Ergebnis wird nur eine einzige E-Mail versandt, die an alle Empfänger (An, CC und BCC) gesendet wird. Werden mehrere Personen markiert, wird der Massenmodus aufgerufen. Dort wird für jeden Empfänger eine eigene E-Mail erzeugt. CC und BCC stehen hier nicht zur Verfügung.

Im Einzelmodus können beliebige Empfänger eingetragen werden. Im Massenmodus können nur Empfänger, die als Kontakte in der Anwendung eingetragen sind, verwendet werden.

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Variablen

Rechts neben des Eingabefeldes für den Inhalt steht eine Liste von Variablen zur Verfügung. Je nachdem, für welche Art von Datensatz (Kontakt, Gast, Dienstleister, Dienstleister-Kontakt) die E-Mail erstellt wurde, können diese Daten dynamisch eingefügt werden. Mit einem Doppelklick wird der Inhalt direkt an der Cursor-Position eingefügt. Wurde die E-Mail im Einzelmodus gestartet, so wird der Inhalt direkt übersetzt. Im Massenmodus wird die Variable eingefügt und erst beim Erstellen der einzelnen E-Mails in die konkreten Werte übersetzt.

Variablen können zudem formatiert werden. Dies ist z. B. nützlich, um Datums- und Zeitangaben sowie Zahlen im richtigen Format darzustellen. Um eine solche Formatierung zu setzen, ist hinter dem Variablennamen ein Doppelpunkt, gefolgt vom gewünschten Format, anzugeben. Die unformatierte Variable ${Event.Start} kann folgendermaßen im allgemeinen Datumsmuster inklusive Uhrzeit ausgegeben werden: ${Event.Start:g}

Tipp

Die vorhandenen Möglichkeiten werden als Tooltip dargestellt, wenn die Maus über den Info-Text gehalten wird.

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E-Mail-Typ

Der E-Mail-Typ ist beim Versand von E-Mails an Gäste relevant. Wird im Entwurfsfenster ein E-Mail-Typ festgelegt, so wir bei Versand die entsprechende Information direkt am Gast gesetzt, z. B. dass die Zahlungsaufforderung versendet wurde.

Versenden

Über den Senden-Button am oberen Rand werden die E-Mails erstellt. Nachdem diese auf den Server synchronisiert wurden, werden sie dort abgearbeitet. Für das Hinzufügen von Anhängen muss zwingend eine Verbindung zum Server verfügbar sein, da die Anhänge zunächst dorthin hochgeladen werden.

E-Mail-Vorlagen verwenden

Um mehrfach benötigte E-Mails zu schreiben, können E-Mail-Vorlagen angelegt werden. Diese sind über die Haupt-Navigation erreichbar.

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Die Maske für eine Vorlage gliedert sich in mehrere Bereiche:

Unter Basisdaten wird die E-Mail entworfen. Hierbei können sowohl für den Titel als auch den Inhalt die in der rechten Liste angezeigten Variablen verwendet werden. Mit einem Doppelklick auf eine Variable wird diese an der aktuellen Cursor-Position (im Betreff oder Inhalt) eingefügt. Diese Variablen werden später beim Entwurf der konkreten E-Mail durch den entsprechenden Wert ersetzt.

Über den Import-Button kann der Inhalt aus einer Datei importiert werden. Dies kann beispielsweise eine Text-, Word- oder HTML-Datei sein.

Unter Anhänge können statische Dateien hinzugefügt werden.

Unter Berichte können dynamische Berichte hinzugefügt werden. Diese werden bei der Generierung der E-Mails erzeugt und als Anhang hinzugefügt.