Administration

Screenshot

Benutzer

Benutzer sind alle Personen, die Aufgaben zugewiesen bekommen oder Benachrichtigungen zu Aufgaben erhalten sollen. Für die einfache Zuweisung von Benutzern zu Aufgaben sind die Benutzer in der Liste lediglich anzulegen.

Benutzer für E-Mail-Benachrichtigung freischalten

Damit E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer gesendet werden können, müssen diese zunächst dafür freigeschaltet werden. Dies erfolgt über den Button Benutzer aktivieren. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss für den Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Es wird ein Aktivierungscode erstellt, und dem Benutzer wird eine E-Mail mit einem Aktivierungslink geschickt. Bei neu angelegten Benutzern müssen diese auch zunächst auf den Server synchronisiert werden.

Screenshot

Erst nachdem der Benutzer den Link angeklickt hat, ist dieser auch aktiviert und wird aufgabenbezogene E-Mails erhalten.

Kataloge

Als Kataloge werden Standardlisten für Inhalte bezeichnet, die als eigene Felder in anderen Objekten verwendet werden können. Dies sind beispielsweise die Dienstleister-Klassifizierung oder Teilnehmerrollen. Die meisten Kataloge enthalten lediglich einen Namen oder weitere einfache Inhalte.

Eventtypen

Eventtypen werden verwendet, um einerseits eine Kategorisierung einer Veranstaltung zu hinterlegen, aber auch um andererseits Aufgabenlisten und Budgetpläne generieren zu lassen. Hierfür sind die entsprechenden Informationen abzulegen, die sich auf den Veranstaltungbeginn beziehen.

Screenshot

Die Basisdaten einer Aufgabe sind ein Name und ggf. eine Beschreibung und eine Gruppe. Bei der Erstellung dieser Aufgabe zu einer Veranstaltung werden die Jahres-, Monats- und Tagesangaben ausgewertet, um den Stichtag festzulegen. Dieser wird vom Veranstaltungsbeginn aus mit den genannten Zeiten rückwirkend berechnet.

Bei den Budgets ist anzugeben, welches absolute oder relative Budget (bezogen auf das bei der Veranstaltung hinterlegte Budget) diesem Eintrag zugeordnet werden soll.

Screenshot

Reports

Die Reports werden in einem eigenen Kapitel beschrieben.

E-Mail Vorlagen

Die E-Mail Vorlagen werden in einem eigenen Kapitel beschrieben.

Server Jobs

Über Server-Jobs lassen sich zyklisch Informationen verarbeiten. Derzeit gibt es eine Art von Server-Job, damit Benutzer per E-Mail Informationen erhalten.

Benutzer-E-Mail-Job

Dies ist ein zyklischer E-Mail-Job, um Benutzern Berichte mit ihren Daten zuzusenden.

Dieser Job wird verwendet, um beispielsweise Benutzern einen Bericht über ihre noch offenen Aufgaben zuzusenden. Im Job sind mehrere Konfigurationen zu setzen:

  • Serienmuster Das Serienmuster gibt an, an welchen Tagen der Job ausgeführt wird. Die Optionen sind ähnlich zu Serienterminen in Outlook.
  • Seriendauer Hier wird das Startdatum und die Uhrzeit festgelegt, zu der der Job ausgeführt wird.
  • Job-spezifische Details Hier ist der Bericht, der die Informationen enthält, festzulegen. Als weitere Option steht zur Verfügung, dass nur Benutzer benachrichtigt werden, die noch offene Aufgaben zugewiesen haben. Dies macht allerdings nur dann Sinn, wenn der Hauptinhalt des Berichtes eine Aufgabenliste enthält. Als letzte Option lässt sich konfigurieren, ob der Inhalt des Berichtes als HTML-Inhalt der E-Mail dargestellt wird. Ist diese Option nicht aktiv, so wird der Bericht als PDF-Anhang versendet.

Screenshot