Case Study – Selbstständiger Eventplaner

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Case Study – Selbstständiger Eventplaner2018-09-22T22:53:44+00:00

Selbstständige Eventplaner

Mit XDay planen Sie Veranstaltungen für Kunden – egal ob Hochzeit, Familien- oder Firmenfeier.

Egal, ob Sie nur einzelne Planungstätigkeiten übernehmen oder die komplette Planung durchführen – XDay unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten.

Ziele

  • Komplettplanung von Veranstaltungen

  • Ablaufpläne erstellen

  • Erstellung von Berichten, um Ihren Kunden die passenden Informationen bereitstellen zu können

  • Organisation der Finanzen

Lösungen

  • Dienstleister (z. B. DJs, Fotografen, Hotels, Catering, Blumen etc.) verwalten und bewerten, um für jede Veranstaltung die passenden Dienstleister zu finden

  • Zeitliche Organisation der einzelnen Ablaufpunkte inklusive Zuordnung der Dienstleister

  • Erstellung individueller Berichtsvorlagen über den integrierten Designer in Ihrem persönlichen Corporate Design

  • Für alle anfallenden Kosten das Budget planen und den tatsächlich entstandenen Kosten gegenüberstellen

Erläuterungen

XDay unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten zur Planung, Durchführung und Nachbereitungen von Veranstaltungen für Ihre Kunden.

Mit Hilfe des Dienstleister-Moduls können Sie alle Ihre Dienstleister, wie beispielsweise Hotels, Blumen, DJs und Künstler, Techniker oder Caterer, verwalten. Den Veranstaltungen weisen Sie nun die dafür gebuchten/vorgesehenen Dienstleister zu. Hierbei lassen sich Hinweise zu den Dienstleistern allgemein und veranstaltungsbezogen hinterlegen. In der Nachbereitung kann ein Dienstleister auch hier wieder allgemein und veranstaltungsbezogen bewertet werden.

Mit Hilfe der Gästeliste lassen sich alle am Event potenziell teilnehmenden Personen organisieren und z. B. per E-Mail einladen. Über Einladungs-E-Mails mit personalisierten Anhängen, wie z. B. Eintrittskarten oder Ablaufplänen, lässt sich das Einladungsmanagement durchführen. Zu- und Absagen lassen sich online von den Eingeladenen eigentständig durchführen, sodass Sie jederzeit den Überblick über den Einladungsstatus haben. Über den Check-In lässt sich das Erscheinen unkompliziert protokollieren.

Über die Ablaufpläne können die einzelnen Programmpunkte geplant werden. Hierbei werden beispielsweise Technik-Aufbau, Künstler-Soundcheck, Ab- und Anlegen, Catering etc. zeitlich inklusive Dienstleisterbeteiligung organisiert. Somit lässt sich schnell und übersichtlich darstellen, welche Ablaufpunkte es gibt und wer an den einzelnen Punkten beteiligt und notwendig ist.

Eigene Berichtsvorlagen lassen alle geplanten Informationen für die entsprechenden Zielgruppen darstellen und ausdrucken. Dadurch können die Organisatoren und Dienstleister die für sie relevanten Informationen passend dargestelt bekommen. Durch Ausdrucke der Berichte lassen sich die im Vorfeld geplanten Informationen für die Verwendung vor Ort ausdrucken.

Um die passenden Dienstleister zu finden und das für die Veranstaltung vorhandene Budget im Blick zu behalten, können alle anfallenden Kosten mit dem dafür geplanten Budget und den tatsächlich angefallenen Kosten gegenübergestellt werden.

Durch die in der Nachbereitung ermöglichten Beurteilungen können für zukünftige Veranstaltungen die passenden Dienstleister gefunden werden.